''Em 2011, a Secretaria Especial de Informática (Prodasen) procurou dar maior agilidade a diversos serviços do Senado, desde o funcionamento das comissões à rotina funcional dos servidores da Casa. Entre as novidades está um novo software, denominado Comiss, que implantou a pauta eletrônica nas comissões, possibilitando a divulgação das pautas com os projetos de lei a serem deliberados, assim como das audiências públicas, com o nome dos convidados. Tais informações são dispostas em campos que podem ser modificados até a data de realização das reuniões. O processo proporciona melhora na qualidade do serviço e economia de papel.
A próxima etapa, ainda a ser implantada, será a da reunião eletrônica, em que todo o trabalho das comissões poderá ser feito por meio virtual.
Outra novidade que beneficia diretamente o cidadão é o software livre LexEdit, um editor de texto que permite fazer emendas a propostas ou sugerir um projeto de lei a um parlamentar, que vem acompanhado das regras próprias de um texto legal. Ele interfere em artigos ou incisos onde o cursor estiver posicionado, indicando opções de acordo com as normas vigentes para a edição de projetos e leis, de acordo com a Lei Complementar 95/1998.
Com essa ferramenta, o cidadão pode se preocupar somente com o conteúdo de sua contribuição, pois o aspecto formal, próprio do texto legal, é assegurado pelo software, o que contribui para a democratização da produção de projetos de lei.
Outro recurso oferecido pelo software é que o cidadão pode comparar o texto original e o texto modificado. A memória de todo o processo de emendas é mantida. Em breve, o sistema deverá oferecer também a opção de elaboração de um projeto de lei desde o início.
Sistema Ergon
Para os servidores, a principal novidade foi a mudança no sistema Ergon, de âmbito interno, no qual foram introduzidos formulários que facilitaram o trabalho da Secretaria de Recursos Humanos. Houve automatização de tarefas que, agora, dependem somente da atuação do próprio servidor, dispensando o auxílio da secretaria.
Entre os recursos simplificados estão a ferramenta de simulação do cálculo do tempo de aposentadoria do servidor, o processo de recadastramento dos servidores e o sistema Forponto, de controle do ponto biométrico.
No recadastramento de 2011, uma das principais mudanças no formulário eletrônico, a ser preenchido pelo sistema Ergon, foi a declaração de parentesco com outros servidores, senadores, terceirizados e estagiários. Quem não se recadastrou dentro do prazo teve o pagamento salarial suspenso até a regularização da situação. Ao todo foram recadastrados mais de 4.500 servidores.
O cálculo unificado da folha de pagamento de pessoal foi outra modificação que permitiu maior agilidade aos processos de pessoal. Cada vínculo funcional do servidor exigia a emissão de uma folha de pagamento em seu nome. Agora, o sistema permite a emissão de uma mesma folha para o servidor com mais de um vínculo funcional, caso de aposentado que assumiu cargo em comissão ou de servidores que tenham pensão de servidor falecido.
Também foram introduzidos entre agosto e outubro mecanismos no Ergon para os responsáveis pela área de Recursos Humanos que simplificam o pagamento dos servidores. Entre as ações automatizadas, estão a identificação de ocorrências que influenciam a frequência mensal do servidor; envio de e-mail ao servidor que terá desconto em seu salário; emissão de relatório de ajustes na frequência com validade para o mês subsequente; e recálculo do banco de horas.''
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